Datenschutzerklärung

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Die Via Schweiz GmbH (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogene Daten».

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie via-schweiz.ch oder andere von uns betriebene Websites verwenden (nachfolgend gesamthaft «Website»), eine Beratung oder andere Leistungen von uns beziehen, mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Über zusätzliche, hier nicht erwähnte Bearbeitungen informieren wir Sie bei Bedarf rechtzeitig und gesondert, beispielsweise in Einwilligungserklärungen, Vertragsbedingungen, weiteren Datenschutzerklärungen, Formularen oder Hinweisen.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes («DSG») sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») ausgerichtet. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Verantwortliche für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist, soweit im Einzelfall nichts anderes kommuniziert wird:

Via Schweiz GmbH, Roosstrasse 53, 8832 Wollerau, Schweiz, E-Mail: info@via-schweiz.ch

Für Ihre Datenschutzanliegen und zur Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziff. 11 können Sie uns über die vorstehenden Kontaktangaben erreichen.

3. Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie. Die wichtigsten sind die folgenden:

• Technische Daten (Besucherdaten): Beim Abruf unserer Website verarbeiten unsere Hosting- und Sicherheitsdienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt des Zugriffs, Angaben zu Browser und Gerät, die Sprache, die ungefähre (aus der IP-Adresse abgeleitete) Herkunft, die Herkunftsseite (Referrer), Kampagnenparameter sowie Signale zur Betrugs- und Missbrauchserkennung. In unserer eigenen First-Party-Analyse speichern wir keine IP-Adressen. In Rate-Limit-Datensätzen wird die IP-Adresse unmittelbar in einen pseudonymen, schlüsselbasierten Hash-Wert umgewandelt. Die First-Party-Analyse wird erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie «Analyse» aktiviert und verwendet pseudonyme Kennungen. Technische Daten können im Einzelfall mit anderen Datenkategorien und damit mit Ihrer Person verknüpft werden.
• Anfrage- und Beratungsdaten: Wenn Sie über unsere Website eine Beratung anfragen, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, namentlich Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum sowie – je nach Anfrage – Ihre Interessen, den gewünschten zeitlichen Rahmen, Angaben zu Ihrem Haushalt, den betreffenden Kanton, optionale Angaben zu Ihrem Einkommen, allfällige Freitext-Bemerkungen und Ihre Datenschutz-Einstellungen. Aus diesen Angaben erzeugt unser System zusätzlich Lead- und Referenzkennungen, einen verschlüsselten Kontaktdatensatz sowie Hash-Werte Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer zur Erkennung von Doppelerfassungen.
• Kommunikationsdaten: Wenn Sie mit uns über das Anfrage- oder Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch, brieflich oder über sonstige Kanäle in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Inhalte samt Ihren Kontaktdaten und den Randdaten der Kommunikation. E-Mails, Anhänge sowie Absender- und Empfängerangaben werden in den entsprechenden Postfächern unserer Arbeitsumgebung (Google Workspace) gespeichert. Müssen wir Ihre Identität feststellen, erheben wir hierzu geeignete Nachweise.
• Bearbeitungs- und CRM-Daten: Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Pflege der Kundenbeziehung führen wir in unserem CRM eine Bearbeitungshistorie, insbesondere die Ergebnisse der Sicherheitsprüfung, den Bearbeitungsstatus, Zeitstempel, interne Notizen, die zuständige Person, vorgenommene Aktionen und die Kommunikationshistorie. Ergänzend erstellen wir KI-gestützte Analysen; Näheres dazu finden Sie in Ziff. 6.
• Vertrags- und Finanzdaten: Kommt zwischen Ihnen und uns ein Vertrag zustande, bearbeiten wir die damit verbundenen Vertrags- und Finanzdaten, etwa Angaben zur vereinbarten Leistung, zur Abwicklung sowie zur finanziellen Administration.

Viele der genannten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B. über Formulare, im Rahmen der Kommunikation mit uns oder im Zusammenhang mit einem Vertrag). Dazu sind Sie – unter Vorbehalt von Einzelfällen – nicht verpflichtet. Wenn Sie eine Beratung oder einen Vertrag mit uns wünschen, müssen Sie uns jedoch diejenigen Daten bereitstellen, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsabwicklung erforderlich sind. Bei der blossen Nutzung unserer Website ist die Bearbeitung technischer Daten unvermeidlich.

Der Zugriff unserer Mitarbeitenden auf diese Daten ist über unser CRM beschränkt. Berechtigte Mitarbeitende sehen namentlich Kontakt- und Profilangaben, Interessen, Kampagneninformationen, die Einwilligung, die Kommunikationshistorie, die KI-Analyse, Notizen, den Bearbeitungsstatus sowie – soweit vorhanden – Vertragsangaben.

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten zu den nachstehenden Zwecken. Diese stellen zugleich berechtigte Interessen von uns und gegebenenfalls von Dritten dar; weitere Angaben zu den Rechtsgrundlagen finden Sie in Ziff. 5.

• Bereitstellung und Sicherheit: Betrieb der Website, Speichern Ihrer Datenschutz-Einstellungen sowie Abwehr von Spam, Betrug und Missbrauch.
• Beratung und Support: Entgegennahme, Beurteilung und Priorisierung von Anfragen, Validierung von Kontaktangaben sowie Durchführung von Beratungen und Nachfassaktionen.
• Verwaltung der Kundenbeziehung: Vereinbarung von Terminen, Führung der Kundendossiers, Verwaltung von Verträgen und finanzielle Administration.
• Messung und Optimierung: Messung der Website- und Geschäftsentwicklung sowie Attribution von Kampagnen im zulässigen Rahmen.
• Erfüllung rechtlicher Pflichten: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Für die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden – Bestätigungen von Beratungen, Terminvereinbarungen, Nachfassnachrichten, Nachrichten unserer Beraterinnen und Berater sowie interne Mitteilungen – setzen wir die Gmail-API und Google Workspace ein.

5. Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

Soweit wir Sie für bestimmte Bearbeitungen um Ihre Einwilligung bitten (etwa für die Analyse- und Marketing-Techniken gemäss Ziff. 12), informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – schriftlich oder, wo nicht anders angegeben, per E-Mail an die Kontaktangaben in Ziff. 2; für den Widerruf beim Online-Tracking vgl. Ziff. 12. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung bleibt davon unberührt.

Wo wir Sie nicht um Ihre Einwilligung bitten, stützen wir die Bearbeitung darauf, dass sie für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung haben, namentlich zur Verfolgung der in Ziff. 4 beschriebenen Zwecke. Zu unseren berechtigten Interessen gehört auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, soweit diese nicht ohnehin als eigenständige Rechtsgrundlage anerkannt ist.

Wir treffen keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen, die für Sie mit Rechtsfolgen verbunden sind oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die KI-gestützte Analyse gemäss Ziff. 6 dient der Vorbereitung und Unterstützung von Entscheidungen, die durch unsere Mitarbeitenden getroffen werden.

6. KI-gestützte Analysen

Zur effizienten Bearbeitung und Priorisierung von Anfragen setzen wir einen Dienst für künstliche Intelligenz (Google Vertex AI mit dem Modell Gemini) ein. Wir haben diese Verarbeitung so ausgestaltet, dass dem Dienst nur ausgewählte Angaben zur Verfügung stehen.

Analyse von Anfragen: Zur Priorisierung und Vorbereitung der Beratung lassen wir eingehende Anfragen analysieren. Dabei werden ausschliesslich die Interessen, der zeitliche Rahmen, die Haushaltsgrösse, der betreffende Kanton, optionale Angaben zum Jahreseinkommen sowie Kampagnendaten übermittelt – nicht jedoch entschlüsselte Identitätsdaten oder Freitext-Bemerkungen. Als Ergebnis erhalten wir eine Priorität (hoch, mittel oder tief), eine Begründung, eine Kurzzusammenfassung, ein Briefing für die Beratung sowie eine Handlungsempfehlung; diese werden beim jeweiligen Lead gespeichert.

Analyse von E-Mail-Antworten: Auf Veranlassung einer berechtigten Mitarbeiterin oder eines berechtigten Mitarbeiters kann der Dienst eine eingehende E-Mail-Antwort auswerten. Hierfür werden der Antworttext zusammen mit dem Lead-Profil und den Kampagnendaten verarbeitet; erzeugt werden Kategorie, Stimmung, Dringlichkeit, eine Zusammenfassung, eine Handlungsempfehlung sowie ein Antwortentwurf.

Die Auswertung erfolgt zur Entscheidungsunterstützung; die inhaltlichen Entscheide werden von unseren Mitarbeitenden getroffen (vgl. Ziff. 5). Der eingesetzte Dienst wird in den Niederlanden betrieben (vgl. Ziff. 8).

7. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Zusammenhang mit unseren Leistungen, der Website, unseren rechtlichen Pflichten sowie den weiteren in Ziff. 4 genannten Zwecken geben wir Ihre Personendaten auch an Dritte bekannt, insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern:

• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag Daten über Sie bearbeiten. Zentrale Bedeutung hat dabei Google: Wir nutzen deren Dienste für das Hosting der Website, für Formulare, Backend, Datenbank und CRM, für die Verschlüsselung, für die Analyse, für die KI-gestützte Auswertung sowie für E-Mail und Kommunikation. Einzelheiten finden Sie in Ziff. 12; zur Bearbeitung im Ausland vgl. Ziff. 8.
• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen erforderlich erscheint.
• Weitere Personen: Gemeint sind weitere Fälle, in denen sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 4 ergibt.
• Inkassostellen: Bei Zahlungsausfall oder Zahlungsverzug behalten wir uns vor, die Forderung an eine Inkassostelle zu übergeben.

Alle diese Empfänger können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir vertraglich beschränken (z.B. IT-Dienstleister), jene anderer Dritter jedoch nicht (z.B. Behörden).

8. Gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?

Unser Kern-Backend, die CRM-Datenbank, die Verschlüsselungsschlüssel sowie die First-Party-Analyse sind in Zürich (Schweiz) konfiguriert. Eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz findet dennoch statt: über die globale Infrastruktur von Firebase Hosting, über den in den Niederlanden betriebenen Dienst Vertex AI, über die in den USA betriebene Firebase Authentication sowie über die internationale Infrastruktur von Google und dessen Unterauftragsbearbeiter. Ihre Daten können daher auch in Europa und – in Ausnahmefällen – in weiteren Ländern bearbeitet werden.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir ihn vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes. Dazu verwenden wir die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj, soweit der Empfänger nicht bereits einem anerkannten Regelwerk untersteht oder wir uns auf eine gesetzliche Ausnahme stützen können (z.B. bei Rechtsverfahren im Ausland, überwiegenden öffentlichen Interessen, zur Vertragsabwicklung oder gestützt auf Ihre Einwilligung).

Bitte beachten Sie, dass über das Internet ausgetauschte Daten häufig über Drittstaaten geleitet werden. Ihre Daten können daher auch dann ins Ausland gelangen, wenn sich Absender und Empfänger im gleichen Land befinden.

9. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es die Bearbeitungszwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und unsere berechtigten Interessen (namentlich zu Dokumentations- und Beweiszwecken) erfordern oder wie eine Speicherung technisch bedingt ist. Anschliessend löschen oder anonymisieren wir die Daten im Rahmen unserer üblichen Abläufe. Im Einzelnen gilt derzeit:

• Anfrage-, CRM- und KI-Daten: Aktive Anfragen und Interessentendossiers werden höchstens 24 Monate nach dem letzten Kontakt aufbewahrt; fand kein Kontakt statt, beginnt die Frist mit der Einreichung. Abgelehnte, verlorene oder annullierte Anfragen von Nichtkunden werden zwölf Monate nach Abschluss gelöscht. CRM-Notizen und KI-Analysen folgen der Frist des zugehörigen Dossiers.
• Kundendossiers: Sie werden während der Kundenbeziehung und während 24 Monaten danach aufbewahrt.
• Vertrags-, Buchhaltungs- und Kommunikationsdaten: Verträge, Rechnungen und buchhalterische Belege werden zehn Jahre nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. E-Mails und Anhänge folgen grundsätzlich der Frist des zugehörigen Anfrage- oder Kundendossiers; vertraglich oder buchhalterisch relevante Nachrichten können bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Einwilligungsnachweise: Sie werden drei Jahre nach der letzten Auswahl oder dem Widerruf aufbewahrt.
• Technische und Sicherheitsprotokolle: Anwendungs-, technische und konfigurierbare Sicherheitsprotokolle werden 90 Tage aufbewahrt. Von Google zwingend vorgegebene Auditprotokolle können während 400 Tagen gespeichert werden; diese Frist kann von uns nicht geändert werden.
• Rate-Limit-Datensätze: Sie werden 30 Tage nach der letzten Aktualisierung aufbewahrt.
• Sicherungskopien: Sie werden täglich erstellt und rollierend während höchstens 90 Tagen aufbewahrt.
• Google- und Meta-Conversion-Datensätze: Soweit solche Verbindungen eingesetzt werden, werden die zugehörigen Übermittlungsdatensätze 90 Tage nach der abschliessenden Verarbeitung gelöscht.
• Rohdaten der First-Party-Website-Analyse: 90 Tage.
• Verknüpfung von Analyse- und Lead-Daten: Bis zu 400 Tage; nach einem Widerruf der Analyse-Einwilligung erfolgt eine frühere Entfernung.
• Google Analytics: Nutzer- und Ereignisdaten werden 14 Monate aufbewahrt. Diese Aufbewahrungseinstellung gilt nicht für standardmässig aggregierte Berichte, die länger verfügbar bleiben können.

Soweit gesetzliche Pflichten, die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder eine angeordnete Beweissicherung dies erfordern, können einzelne Daten länger aufbewahrt werden. Nicht personenbezogene oder ausreichend anonymisierte beziehungsweise aggregierte Statistiken können ebenfalls länger aufbewahrt werden.

10. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren und sie gegen unberechtigte Bearbeitung, Verlust oder ungewollte Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung von Kontaktdatensätzen (unter Einsatz von Google Cloud KMS), die Bildung von Hash-Werten von E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Beschränkung des Zugriffs unserer Mitarbeitenden über das CRM und die Authentifizierung (Firebase Authentication) sowie der Einsatz von reCAPTCHA zur Abwehr von Spam und Missbrauch.

11. Welche Rechte haben Sie?

Je nach anwendbarem Datenschutzrecht stehen Ihnen im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung folgende Rechte zu:

• das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen;
• das Recht, bestimmte Personendaten in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit die Bearbeitung darauf beruht;
• das Recht, auf Nachfrage weitere Informationen zu erhalten, die zur Ausübung dieser Rechte erforderlich sind.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich oder, wo nicht anders angegeben, per E-Mail an uns (Kontaktangaben in Ziff. 2). Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren. Für die genannten Rechte gelten nach dem anwendbaren Datenschutzrecht Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen (z.B. zum Schutz Dritter oder von Geschäftsgeheimnissen).

Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden, teilen Sie uns dies bitte mit (Ziff. 2). Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, www.edoeb.admin.ch).

12. Verwenden wir Online-Tracking- und Online-Werbetechniken?

Auf unserer Website setzen wir Techniken ein, mit denen wir und teilweise beigezogene Dritte Sie bei der Nutzung wiedererkennen können. Im Kern geht es darum, Ihre Zugriffe von denjenigen anderer Nutzer zu unterscheiden, um die Funktionalität sicherzustellen sowie – im Rahmen Ihrer Einwilligung – Auswertungen vorzunehmen. Dazu weisen unsere Server oder die Server der Dritten Ihrem Browser eine Erkennungsnummer zu (sog. «Cookie»). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies blockiert oder löscht; die Website funktioniert dann möglicherweise nicht mehr vollständig.

Über ein Einwilligungswerkzeug können Sie steuern, welche Kategorien zugelassen sind:

• Notwendig: Diese Techniken sind für den Betrieb und die Sicherheit der Website stets erforderlich (z.B. Speichern Ihrer Sprache und Ihrer Einwilligung sowie der Einsatz von reCAPTCHA). Sie sind stets aktiv.
• Analyse: Standardmässig deaktiviert. Nach Ihrer Einwilligung aktivieren Sie damit die First-Party-Analyse sowie Google Analytics (GA4).
• Marketing: Standardmässig deaktiviert. Nach Ihrer Einwilligung können damit Kampagnenattribution, Signale zur Personalisierung von Werbung und für Remarketing sowie die Conversion-Messung von Google Ads und Meta aktiviert werden.

Eine individuelle Personalisierung der Website und eine Aufzeichnung Ihrer Sitzung (Session Replay) setzen wir nicht ein. Soweit Sie in Marketing einwilligen, können hingegen personalisierte Werbung und Remarketing ausserhalb unserer Website eingesetzt werden. Die Analyse von Formularen und Rechnern erfasst keine von Ihnen eingegebenen Werte.

Wir setzen derzeit insbesondere Dienste der folgenden Anbieter ein:

Google (Firebase, GA4, reCAPTCHA): Anbieter ist Google Ireland Ltd. (Irland), die sich hierfür auf Google LLC (USA) stützt (zusammen «Google»). Google stellt für uns das Hosting der Website, das Backend, die Datenbank und das CRM, die Verschlüsselung, die Analyse sowie reCAPTCHA bereit und handelt insoweit als unser Auftragsbearbeiter. Bei Zugriffen aus der EU, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich verwendet Google die IP-Adresse zur Ableitung ungefährer Standortdaten und löscht sie anschliessend, bevor sie in Google Analytics protokolliert oder gespeichert wird. Es ist möglich, dass Google die erhaltenen Daten auch für eigene Zwecke nutzt; willigen Sie in die Analyse ein, stimmen Sie insoweit auch der Übermittlung von Nutzungsdaten, Geräteinformationen und individuellen Kennungen in die USA und weitere Staaten zu.

Google Ads und Meta (Conversion-Messung und Remarketing): Soweit Sie in die Kategorie Marketing einwilligen und die jeweilige Verbindung aktiviert ist, können wir mittels Conversion-Techniken von Google Ads und Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) messen, welche Werbung zu einer Anfrage oder einem Vertragsabschluss geführt hat. Bei Google Ads können frühere Besucher unserer Website zudem Remarketing-Zielgruppen zugeordnet werden, um ihnen später personalisierte Werbung anzuzeigen. Hierfür können Werbe- und Kampagnenkennungen sowie, im Rahmen der Conversion-Messung, gehashte Kennwerte der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Kampagneninformationen und der Conversion- oder Vertragswert übermittelt werden. Werden dabei Personendaten in die USA übermittelt, stützen wir uns auf die Garantien nach Ziff. 8.

Datenschutz- und Cookie-Einstellungen öffnen

13. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können sie anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils veröffentlichte Fassung gilt ab dem angegebenen Stand. Über wesentliche Änderungen informieren wir in angemessener Form. Soweit eine neue Bearbeitung eine Einwilligung erfordert, holen wir diese vor Beginn der betreffenden Bearbeitung ein.

Stand: 2. August 2026