Déclaration de confidentialité

1. Quel est l’objet de cette déclaration de confidentialité ?

Via Schweiz GmbH (ci-après également « nous ») collecte et traite des données personnelles qui vous concernent ou concernent d’autres personnes (« tiers »). Dans la présente déclaration, le terme « données » désigne les données personnelles.

La présente déclaration décrit ce que nous faisons de vos données lorsque vous utilisez via-schweiz.ch ou d’autres sites que nous exploitons (ensemble, le « site »), lorsque vous recevez des conseils ou d’autres prestations de notre part, êtes lié contractuellement avec nous, communiquez avec nous ou avez autrement affaire à nous. Si nécessaire, nous vous informerons en temps utile et séparément de traitements supplémentaires non mentionnés ici, par exemple dans des consentements, conditions contractuelles, autres déclarations de confidentialité, formulaires ou avis.

Cette déclaration est conçue pour répondre aux exigences de la loi suisse sur la protection des données (« LPD ») et du règlement général de l’Union européenne sur la protection des données (« RGPD »). Leur applicabilité et leur portée dépendent toutefois de chaque cas.

2. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Sauf indication contraire dans un cas particulier, le responsable des traitements décrits dans la présente déclaration est :

Via Schweiz GmbH, Roosstrasse 53, 8832 Wollerau, Suisse, e-mail : info@via-schweiz.ch

Vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus pour toute question de confidentialité et pour exercer vos droits selon la section 11.

3. Quelles données traitons-nous ?

Nous traitons différentes catégories de données vous concernant. Les principales sont les suivantes :

Vous nous communiquez vous-même nombre de ces données, par exemple via des formulaires, dans le cadre de communications ou d’un contrat. Sous réserve de cas particuliers, vous n’êtes pas obligé de les fournir. Toutefois, si vous souhaitez un conseil ou conclure un contrat avec nous, vous devez fournir les données nécessaires au traitement de votre demande et à l’exécution du contrat. Le traitement de données techniques est inévitable lors de la simple utilisation du site.

L’accès de nos collaborateurs à ces données est limité par notre CRM. Les collaborateurs autorisés peuvent notamment voir les coordonnées et données de profil, intérêts, informations de campagne, consentements, historique des communications, analyse IA, notes, statut de traitement et, le cas échéant, données contractuelles.

• Données techniques (données de visite) : Lors de l’accès à notre site, nos prestataires d’hébergement et de sécurité traitent les données de connexion techniquement nécessaires, notamment l’adresse IP, la page consultée et l’heure d’accès, les informations sur le navigateur et l’appareil, la langue, l’origine approximative déduite de l’adresse IP, la page de provenance, les paramètres de campagne et les signaux de détection de fraude et d’abus. Nous ne stockons pas les adresses IP dans notre propre analyse first-party. Dans les enregistrements de limitation de débit, l’adresse IP est immédiatement transformée en un hachage pseudonyme fondé sur une clé. L’analyse first-party n’est activée qu’après votre consentement à la catégorie Statistiques et utilise des identifiants pseudonymes. Dans certains cas, les données techniques peuvent être reliées à d’autres catégories de données et donc à votre personne.
• Données de demande et de conseil : Si vous demandez un conseil via notre site, nous traitons les informations fournies, notamment civilité, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et date de naissance ainsi que, selon la demande, vos intérêts, le délai souhaité, des informations sur votre foyer, le canton concerné, des indications facultatives sur le revenu, d’éventuels commentaires libres et vos paramètres de confidentialité. Notre système génère également des identifiants de prospect et de référence, un dossier de contact chiffré ainsi que des hachages de l’adresse e-mail et du numéro de téléphone afin de détecter les doublons.
• Données de communication : Lorsque vous nous contactez par formulaire, e-mail, téléphone, courrier ou autre canal, nous enregistrons les contenus échangés, vos coordonnées et les métadonnées de la communication. Les e-mails, pièces jointes et informations d’expéditeur et de destinataire sont conservés dans les boîtes correspondantes de notre environnement Google Workspace. Si nous devons vérifier votre identité, nous recueillons des justificatifs appropriés.
• Données de traitement et de CRM : Pour traiter votre demande et gérer la relation client, nous conservons dans notre CRM un historique comprenant notamment les résultats du contrôle de sécurité, le statut, les horodatages, notes internes, personne responsable, actions effectuées et historique des communications. Nous créons également des analyses assistées par IA ; voir section 6.
• Données contractuelles et financières : Si un contrat est conclu, nous traitons les données contractuelles et financières correspondantes, par exemple la prestation convenue, son exécution et l’administration financière.

4. À quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aux fins ci-dessous. Elles constituent également nos intérêts légitimes et, le cas échéant, ceux de tiers ; les bases juridiques sont précisées à la section 5.

Pour les communications avec les clients—confirmations de conseil, rendez-vous, messages de suivi, messages de nos conseillers et communications internes—nous utilisons l’API Gmail et Google Workspace.

• Mise à disposition et sécurité : Exploitation du site, enregistrement de vos paramètres de confidentialité et prévention du spam, de la fraude et des abus.
• Conseil et assistance : Réception, évaluation et priorisation des demandes, validation des coordonnées, réalisation des conseils et suivis.
• Gestion de la relation client : Prise de rendez-vous, tenue des dossiers clients, gestion des contrats et administration financière.
• Mesure et optimisation : Mesure de l’évolution du site et de l’activité et attribution des campagnes dans le cadre autorisé.
• Obligations légales : Respect des exigences légales et constatation, exercice ou défense de droits en justice.

5. Sur quelle base traitons-nous vos données ?

Lorsque nous demandons votre consentement pour certains traitements, par exemple les technologies de statistiques et de marketing de la section 12, nous vous informons séparément des finalités concernées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l’avenir, par écrit ou, sauf indication contraire, par e-mail aux coordonnées de la section 2 ; pour le suivi en ligne, voir section 12. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant.

Lorsque nous ne demandons pas votre consentement, nous nous fondons sur la nécessité du traitement pour préparer ou exécuter un contrat avec vous, ou sur nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, notamment les finalités de la section 4. Nos intérêts légitimes comprennent aussi le respect des prescriptions légales lorsqu’il ne constitue pas déjà une base juridique autonome.

Nous ne prenons pas de décisions individuelles exclusivement automatisées produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière similaire et significative. L’analyse assistée par IA selon la section 6 prépare et soutient les décisions prises par nos collaborateurs.

6. Analyses assistées par IA

Pour traiter et prioriser efficacement les demandes, nous utilisons un service d’intelligence artificielle (Google Vertex AI avec le modèle Gemini). Nous avons configuré ce traitement de manière que seules des informations sélectionnées soient mises à disposition du service.

Analyse des demandes : Les demandes entrantes sont analysées pour prioriser et préparer le conseil. Seuls les intérêts, le calendrier, la taille du foyer, le canton concerné, les indications facultatives sur le revenu annuel et les données de campagne sont transmis—et non les données d’identité déchiffrées ni les commentaires libres. Nous obtenons une priorité (élevée, moyenne ou faible), une justification, un bref résumé, un briefing et une recommandation, enregistrés avec le prospect concerné.

Analyse des réponses par e-mail : À la demande d’un collaborateur autorisé, le service peut analyser une réponse reçue par e-mail. Le texte est traité avec le profil du prospect et les données de campagne afin de produire une catégorie, un sentiment, un degré d’urgence, un résumé, une recommandation et un projet de réponse.

L’analyse sert d’aide à la décision ; les décisions de fond sont prises par nos collaborateurs (voir section 5). Le service est exploité aux Pays-Bas (voir section 8).

7. À qui communiquons-nous vos données ?

Dans le cadre de nos prestations, du site, de nos obligations légales et des autres finalités de la section 4, nous communiquons également des données personnelles à des tiers, notamment aux catégories suivantes :

Ces destinataires peuvent eux-mêmes faire appel à des tiers, auxquels vos données peuvent donc également être accessibles. Nous pouvons limiter contractuellement le traitement de certains tiers, tels que les prestataires informatiques, mais pas celui d’autres tiers, tels que les autorités.

• Prestataires : Nous travaillons avec des prestataires en Suisse et à l’étranger qui traitent des données pour notre compte. Google joue un rôle central : nous utilisons ses services pour l’hébergement, les formulaires, le backend, la base de données et le CRM, le chiffrement, les statistiques, l’analyse assistée par IA, l’e-mail et la communication. Voir section 12 ; pour le traitement à l’étranger, voir section 8.
• Autorités : Nous pouvons transmettre des données aux administrations, tribunaux et autres autorités en Suisse et à l’étranger si la loi l’exige ou l’autorise, ou si cela paraît nécessaire à la protection de nos intérêts.
• Autres personnes : Il s’agit d’autres cas où l’intervention de tiers découle des finalités de la section 4.
• Agences de recouvrement : En cas de non-paiement ou de retard, nous nous réservons le droit de confier la créance à une agence de recouvrement.

8. Vos données personnelles sont-elles transférées à l’étranger ?

Notre backend principal, la base CRM, les clés de chiffrement et l’analyse first-party sont configurés à Zurich, en Suisse. Des traitements ont néanmoins lieu hors de Suisse via l’infrastructure mondiale de Firebase Hosting, Vertex AI exploité aux Pays-Bas, Firebase Authentication exploité aux États-Unis, ainsi que l’infrastructure internationale de Google et ses sous-traitants. Vos données peuvent donc être traitées en Europe et, exceptionnellement, dans d’autres pays.

Si un destinataire se trouve dans un pays dépourvu d’une protection légale adéquate, nous l’obligeons contractuellement à respecter la protection applicable. Nous utilisons à cette fin les clauses contractuelles types de la Commission européenne, disponibles à l’adresse https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj, sauf si le destinataire relève déjà d’un mécanisme reconnu ou si une exception légale s’applique, par exemple une procédure à l’étranger, un intérêt public prépondérant, l’exécution d’un contrat ou votre consentement.

Les données échangées sur internet transitent souvent par des États tiers. Vos données peuvent donc être transférées à l’étranger même lorsque l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même pays.

9. Combien de temps traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aussi longtemps que l’exigent les finalités, les obligations légales de conservation, nos intérêts légitimes—en particulier de documentation et de preuve—ou les contraintes techniques. Nous les supprimons ou les anonymisons ensuite selon nos procédures habituelles. Les durées suivantes s’appliquent actuellement :

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque des obligations légales, la constatation ou la défense de droits, ou une mesure de conservation des preuves l’exigent. Les statistiques non personnelles ou suffisamment anonymisées ou agrégées peuvent également être conservées plus longtemps.

• Données de demande, CRM et IA : Les demandes actives et dossiers de prospects sont conservés au maximum 24 mois après le dernier contact ; en l’absence de contact, le délai commence à la soumission. Les demandes refusées, perdues ou annulées de non-clients sont supprimées douze mois après clôture. Les notes CRM et analyses IA suivent le délai du dossier associé.
• Dossiers clients : Pendant la relation client et 24 mois après sa fin.
• Données contractuelles, comptables et de communication : Contrats, factures et pièces comptables pendant dix ans après la fin de l’exercice concerné. Les e-mails et pièces jointes suivent en principe le délai du dossier de demande ou client ; les messages pertinents sur le plan contractuel ou comptable peuvent être conservés jusqu’à dix ans.
• Preuves de consentement : Trois ans après le dernier choix ou retrait.
• Journaux techniques et de sécurité : 90 jours pour les journaux applicatifs, techniques et de sécurité configurables. Les journaux d’audit imposés par Google peuvent être stockés 400 jours ; nous ne pouvons pas modifier ce délai.
• Données de limitation de débit : 30 jours après la dernière mise à jour.
• Sauvegardes : Créées quotidiennement et conservées de manière glissante pendant 90 jours au maximum.
• Données de conversion Google et Meta : Lorsque ces connexions sont utilisées, les enregistrements de transmission associés sont supprimés 90 jours après le traitement final.
• Données brutes d’analyse first-party du site : 90 jours.
• Lien entre analyse et prospect : Jusqu’à 400 jours ; suppression anticipée après retrait du consentement Statistiques.
• Google Analytics : Les données d’utilisateur et d’événement sont conservées 14 mois. Ce réglage ne s’applique pas aux rapports agrégés standards, qui peuvent rester disponibles plus longtemps.

10. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles contre tout traitement non autorisé, perte ou divulgation involontaire. Elles comprennent notamment le chiffrement des dossiers de contact avec Google Cloud KMS, le hachage des adresses e-mail et numéros de téléphone, la limitation des accès via le CRM et Firebase Authentication, et l’utilisation de reCAPTCHA contre le spam et les abus.

11. Quels sont vos droits ?

Selon le droit applicable, vous disposez des droits suivants en lien avec notre traitement :

Pour les exercer, contactez-nous par écrit ou, sauf indication contraire, par e-mail aux coordonnées de la section 2. Nous devons vous identifier afin d’éviter les abus. Ces droits sont soumis aux conditions, exceptions et limitations du droit applicable, par exemple pour protéger des tiers ou des secrets d’affaires.

Si notre gestion de vos droits ou de la protection des données ne vous satisfait pas, veuillez nous en informer (section 2). Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, www.edoeb.admin.ch).

• demander si nous traitons des données vous concernant et lesquelles ;
• faire rectifier des données inexactes ;
• demander la suppression de données ;
• recevoir certaines données dans un format électronique courant ou demander leur transmission à un autre responsable ;
• retirer un consentement lorsque le traitement en dépend ;
• obtenir, sur demande, les informations complémentaires nécessaires à l’exercice de ces droits.

12. Utilisons-nous des technologies de suivi et de publicité en ligne ?

Nous utilisons sur notre site des technologies permettant à nous-mêmes et parfois à des tiers de vous reconnaître pendant l’utilisation. Il s’agit principalement de distinguer vos accès de ceux d’autres utilisateurs, d’assurer le fonctionnement et—dans le cadre de votre consentement—d’effectuer des analyses. Nos serveurs ou ceux de tiers attribuent à votre navigateur un numéro de reconnaissance (« cookie »). Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans votre navigateur ; le site peut alors ne plus fonctionner entièrement.

Notre outil de consentement vous permet de choisir les catégories autorisées :

Nous n’utilisons ni personnalisation individuelle du site ni enregistrement de session (Session Replay). Si vous consentez au Marketing, de la publicité personnalisée et du remarketing peuvent en revanche être utilisés hors de notre site. L’analyse des formulaires et calculateurs ne recueille pas les valeurs saisies.

Nous utilisons actuellement notamment les services suivants :

Google (Firebase, GA4, reCAPTCHA) : Le fournisseur est Google Ireland Ltd. (Irlande), qui s’appuie sur Google LLC (États-Unis) (ensemble, « Google »). Google fournit l’hébergement, le backend, la base de données et le CRM, le chiffrement, les statistiques et reCAPTCHA et agit à cet égard comme notre sous-traitant. Pour les accès depuis l’UE, la Suisse ou le Royaume-Uni, Google utilise l’adresse IP pour déduire une localisation approximative puis la supprime avant qu’elle soit journalisée ou stockée dans Google Analytics. Google peut également utiliser les données reçues à ses propres fins ; en consentant aux Statistiques, vous consentez aussi au transfert correspondant de données d’utilisation, informations d’appareil et identifiants individuels vers les États-Unis et d’autres pays.

Google Ads et Meta (mesure des conversions et remarketing) : Si vous consentez au Marketing et que la connexion concernée est activée, nous pouvons utiliser les technologies de conversion de Google Ads et Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) pour mesurer quelles publicités ont mené à une demande ou un contrat. Avec Google Ads, d’anciens visiteurs peuvent aussi être affectés à des audiences de remarketing afin de leur présenter ultérieurement des publicités personnalisées. Des identifiants publicitaires et de campagne ainsi que, pour la mesure des conversions, des valeurs hachées de l’adresse e-mail ou du téléphone, des informations de campagne et la valeur de conversion ou du contrat peuvent être transmis. Les transferts de données personnelles vers les États-Unis reposent sur les garanties de la section 8.

• Nécessaire : Toujours requis pour l’exploitation et la sécurité du site, notamment pour enregistrer votre langue et votre consentement et utiliser reCAPTCHA. Toujours actif.
• Statistiques : Désactivé par défaut. Votre consentement active l’analyse first-party et Google Analytics (GA4).
• Marketing : Désactivé par défaut. Votre consentement peut activer l’attribution de campagnes, les signaux de publicité personnalisée et de remarketing ainsi que la mesure des conversions Google Ads et Meta.

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13. Cette déclaration peut-elle être modifiée ?

La présente déclaration ne fait pas partie d’un contrat avec vous. Nous pouvons la modifier si nos traitements, les services utilisés ou les exigences légales changent. La version publiée s’applique à compter de la date indiquée. Nous informerons de manière appropriée des modifications importantes. Si un nouveau traitement nécessite un consentement, nous l’obtiendrons avant son commencement.

Mise à jour : 2 août 2026